Bon de réservation VTC : les règles à retenir + modèle

La possession d'un bon de réservation est une exigence légale pour tout chauffeur de VTC. Ce document officiel revêt une importance primordiale, visant à officialiser la course, garantir la transparence et protéger à la fois le conducteur et le client en cas de litige et de contrôle.

Dans cet article, nous examinerons en détail tout ce que les chauffeurs VTC doivent prendre en compte avant d'éditer un bon de réservation VTC, notamment :

• Le modèle de bon de réservation.
• L'obligation d'éditer un bon de réservation.
• Les mentions obligatoires du bon de réservation VTC.
• Les options pour l'édition du bon de réservation : en ligne ou sur papier.
• Nos recommandations pour la version papier.

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Modèle de Bon de réservation VTC ( gratuit )

Pour éditer votre premier bon de réservation, ou encore pour avoir une idée sur à quoi cela ressemble, voici un modèle de bon de réservation VTC que vous pouvez copier sur Google Docs pour l’éditer puis le télécharger en PDF.

Ce modèle contient déjà toutes les mentions légales obligatoires et vous permet de l'adapter facilement, en ajoutant votre Logo, votre adresse, et vos identifiants:

Exemple de bon de réservation VTC

Modèle de bon de réservation VTC Gratuit

Est ce que c’est obligatoire d'éditer un bon de réservation ?

Un bon de réservation VTC (ou un Bon de commande VTC), est un document essentiel utilisé pour formaliser une course en VTC et garantir la protection du chauffeur et du client. 

• Il établit clairement les détails de la course, y compris la date, l'heure, les adresses de départ et d'arrivée, le nombre de passagers, le type de véhicule et le prix convenu.
• En cas de litige ou d'incident, le bon de réservation sert de preuve de l'accord entre le chauffeur et le client. Il permet au chauffeur de justifier son service et de réclamer sa rémunération.
• Le bon de réservation garantit au client que la course se déroule conformément aux conditions convenues et lui permet de conserver une trace du service effectué.

En plus, Le fait de ne pas disposer d'une réservation préalable et de solliciter illégalement des clients est passible d'une peine d'emprisonnement d'un an, d'une amende pouvant atteindre 15 000 €, ainsi que de la confiscation du véhicule pour une durée maximale d'un an ou sa saisie définitive. De plus, les personnes physiques peuvent se voir infliger des peines complémentaires telles qu'une suspension de leur permis de conduire pendant cinq ans.

Les mentions obligatoires du bon de réservation VTC

Les mentions obligatoires du bon de réservation VTC sont cruciales pour assurer sa validité et sa conformité aux réglementations en vigueur. Voici les principales mentions à inclure :

• Nom ou dénomination sociale de la société VTC.
• Coordonnées de la société VTC ou de la micro-entreprise.
• Numéro d’inscription au registre des VTC.
• Nom du chauffeur VTC.
• Nom et coordonnées du client.
• Nombre de passagers.
• Date et heure de la réservation.
• Lieu de la prise en charge.
• Lieu de destination.
• Spécificités particulières de la course.
• Méthode de paiement.
• Coût de la course.

Éditer un bon de réservation: en ligne ou sur papier ?

Lorsque vous utilisez des plateformes de mise en relation clients, votre bon de commande est généré automatiquement. Cependant, si vous travaillez seul ou avec des partenaires, vous devez créer vos bons de commande vous-même. Dans ce cas, deux options s'offrent à vous :

Utiliser des applications en ligne dédiées à cette fin

Opter pour des applications en ligne pour la création de vos bons de réservation peut vous faire gagner du temps et éviter les erreurs manuelles. Cependant, cela peut comporter des inconvénients tels qu'un coût supplémentaire et une dépendance à la connexion Internet.

Opter pour des carnets de bons de réservation en version papier

L'édition de bons de réservation VTC en version papier présente également des avantages. C'est une option simple et accessible, ne nécessitant aucun pré-requis. Il suffit d'avoir des modèles de bons de réservation personnalisés, à imprimer et à conserver dans la voiture pour les remplir au moment de la réception de la réservation.

Votre choix dépendra souvent de vos préférences personnelles. Si vous êtes à l'aise avec la technologie, les solutions en ligne peuvent vous offrir plusieurs avantages, tels qu'un suivi automatique, un stockage sécurisé de vos bons et une facilité de recherche. Cependant, si vous n'êtes pas à l'aise avec la technologie, l'utilisation de carnets de réservation sur papier peut être une option plus appropriée.

Nos recommandations si vous adoptez pour le format papier

• Intégrez les couleurs et le logo de votre société VTC pour donner une apparence professionnelle à vos bons de réservation.
• Pré-remplissez les informations figées tel que les informations de la société VTC, les informations du chauffeur, etc.

• Imprimez un bon nombre de bons de réservation et gardez-les sous la main pour les courses imprévues.

•  Pour éviter toute infraction lors de contrôles des autorités de police des VTC, remplissez immédiatement le bon de réservation dès réception de la demande du client. Cela vous préserve d'une amende conséquente et de la possible immobilisation de votre véhicule.